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第一条  为了规范安徽两淮建设集团有限责任公司（以下简称两淮集团）档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条  立卷归档

1.凡是反映两淮集团战略发展、生产经营及企业管理等活动，具有参考利用价值的文件、资料均属归档范围。

2.对归档范围内的文书、科技、会计、声像资料要分类归档。

3.认真做好平时收集和年终立卷工作。

4.文书档案在次年二季度前将归档材料接收完毕，其它门类和载体的档案接收按有关规定执行。

5.会计档案由财务部立卷归档，按照《会计档案管理办法》进行管理。

6.认真执行“一事一卷”的组卷方法，对归档案卷进行系统化排列。

7.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间有关联系，区别不同价值，进行科学管理，以便于查找。

第三条  档案管理

1.档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，加强管理措施，维护档案的完整与安全。

2.不同门类和保管期限的档案分别排放，并编制档案存放示意图。

3.定期检查档案的保管状况，发现问题应及时采取措施，对褪色、破损档案要进行裱糊、复制或其它技术处理。

4.严格执行档案的销毁制度，禁止擅自销毁档案。

5.档案应建立完备立卷说明书、保管期限表、档案数量状况统计表；应有档案交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

6.档案工作人员要认真对待《保密法》，不准将档案随意带出档案室，不向无关人员谈及档案内容。保密档案的管理和利用、密级的变更和解密必须按国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第四条  档案借阅

1.凡查阅档案，须经分管领导批准；外单位人员凭介绍信，经总经理批准后方可查阅。

2.档案材料一律不外借，确因工作需要借阅时，须经总经理批准，办理借阅手续。

3.必须爱护档案材料，不得任意折叠、撕裂、污损所借档案，严禁在档案原件上涂改、勾画、圈点，阅档时严禁抽烟，否则拒绝查阅。

4.摘录档案必须经档案管理人员同意，且须按原文实录，不得加入个人意见，抄录完后，交档案人员校对无误后，加盖公章，以示负责。

5.借阅档案要及时归还，归还后要进行清查、核对和注销。

6.对外借档案资料造成损坏、丢失者，除责成其书面检查外，并按照《档案法》追究当事人责任。

第五条  档案保密工作

1.档案工作人员要认真学习贯彻《保密法》，严格遵守国家各项保密制度。

2.对保密文件要严格签收手续，杜绝私自抄录和翻印，不准带回家和公共场所；个人通讯和谈话不准涉及保密内容。

3.董事会、党委会、总经理办公会等党政决策性会议记录属于核心机密，任何人不得直接调阅，如工作需要，须经总经理批准，由档案人员代为查阅。

4.档案人员要做到守口如瓶，发现失密事件要及时报告，认真追查责任，严肃处理。

第六条  档案鉴定与销毁

1.档案的鉴定工作，应在分管领导的领导下，由档案管理部门和有关部门人员共同组成鉴定小组，以便准确判定档案的销存。

2.严格执行档案保管期限的规定，对不需要保存和已经超过保存期限的档案进行鉴定。

3.鉴定过程中要准确核定保管日期、保管质量，对不符合规定的情形要及时责成有关部门或人员修改、补充。

4.鉴定档案要按照“保存从宽，销毁从严”的原则。

5.销毁失去保存价值的档案，须严格按照销毁制度，登记造册，经分管领导和总经理批准后，由两名以上人员在指定地点监销，并在清册上签名，注明销毁日期，以示负责。

6.档案人员和各部门对清理出不需要归档的文件材料，不准随意乱放，应登记造册，然后进行监销，严禁向回收部门或个体人员出售。

7.凡经批准销毁的档案，均需缓期半年后再进行销毁。

第七条  本制度由两淮集团负责解释，自印发之日起执行。